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进销存管理中负库存产生的原因以及对应措施 2011-04-07

思科商贸通不允许负库存,确需先出后进时,软件提供其它方案来解决;思科商贸通亦有支持负库存版本,但一般不建议客户选择。

负库存是进销存管理中经常出现的一种异常现象,虽说是异常现象,但许多负库存并不是错误。由于产生负库存的原因复杂,且往往会造成库存成本异常,使得负库存成了进销存管理中一个无法回避难题。

    “负库存”是很多商贸公司都面临的一个重要问题。业内对于“应该加强负库存管理,还是放弃负库存管理,还是不允许负库存”一直存在着争议。
  大多数公司忽视负库存商品管理,主要因为以下方面的困难和特殊考虑:
  第一、负库存商品出现后,很难找到它产生的源头,因此也就无法堵住源头。
  第二、负库存商品往往大批量地出现,使得每天解决负库存的工作量很大。
  第三、负库存商品的解决需要各个部门,甚至供应商的配合,所以它是个系统工程,需要很复杂的协调工作。
  第四、负库存商品的出现并不会影响到门店的销售业绩,因此对这个问题的解决也就显得不那么迫切。
  上述这些问题都影响了管理决策层对解决负库存商品的决心,尤其是第四点:负库存商品的出现不会影响到门店的销售业绩。当然,除了这些原因外,企业放弃对负库存商品管理的原因还有目前生存情况较好、销售增长还有空间等,因此并不急于从管理中赢取更多利润,或者是对目前的管理状况还比较满意,不希望对现有的管理模式做太大调整。

负库存产生的原因

产生负库存的原因很多,除了人为差错外,大部分是由于账面出入库与实际出入库在时间顺序上的不一致造成的。如果严格遵循先入库后出库的方式,是不会产生负库存的;但这种做法在实际经营中往往行不通,所以大多数进销存管理都会在一定范围内允许出现负库存。下面总结了产生负库存的常见原因:

先卖后买

顾客要购买的商品缺货,从附近的商家或批发商处暂借过来销售给客户,事后再补上采购入库单。这种情况下是先开销售出库单,之后才录入采购入库单的,所以在开销售出库单后,该商品的库存量就变成了负值。

暂估入库与红冲

采购商品如果货到但发票未到,这时无法正式入库,可以采取暂估入库的方式。即先估价入库,然后在月末结账时红冲该暂估入库,下月初再重新暂估入库,直到收到正式发票后入库为止。在暂估入库的月末红冲后,库存就可能变成负值。

还有一种情况就是入库单录入错误,需要红冲之后重新开新的入库单,在红冲掉旧入库单且尚未开新入库单时,库存数量就有可能出现负值。

库存报溢

实际库存数量大于账面库存数量,这时候如果按实际库存数量进行销售就可能出现负库存。

如:账面库存数量为10个,实际库存数量为15个,这时候销售出库12个,账面库存就变成了-2个。

人为差错

还有部分负库存时人为错误造成的,比如采购入库时填写数量错误,数量填少了,而实际出库时按库存实际数量出库,就可能出现负库存。

软件计算错误

有些进销存管理软件本身不完善,可能发生漏算出入库的情况,造成库存成本异常。

负库存带来的管理难题

出现负库存就意味着账面库存与实际库存之间存在差异,这种差异可能是工作差错造成,也可能是业务流程上的先后顺序颠倒(如先卖后买)导致。不管是什么原因导致负库存,这都是一种非正常的场景,在出现负库存后应仔细检查并分析原因,逐渐减少出现差错以及规范业务流程顺序。

负库存可能导致成本异常,在负库存的情况下出库,意味着当前出库的商品是将来采购入库的商品,由于是将来采购入库的商品,所以成本只能通过推测得出。而导致成本异常的根源就是这个推测的成本,如果推测的成本与将来实际采购入库商品的成本相差很大,就会严重影响库存商品的成本。如果推测的成本大于实际成本,可能导致库存商品成本偏低,甚至为负值;如果推测的成本小于实际成本,则可能导致库存商品成本偏高。

举例:

入库数量 入库金额 出库数量 出库金额 库存数量 库存金额
期初 10 50
20 100 -10 -50
10 40 0 -10

负库存的应对措施

避免人为错误

在严格按先入库后出库的情况下如果出现负库存,则说明存在人为错误。这时应仔细检查核对,找出差错并修正。

规范操作

对于库存报溢造成的负库存,可以先开报溢单,然后再开出库单,就不会出现报溢的情况了。

合理预估成本,避免成本异常

应注意负库存情况下的出库单成本,合理预估出库成本可以有效避免出现库存成本异常的情况。在估计出库成本时,应考虑将来入库成本的变化,即根据未来的入库成本来估计现在的出库成本。

使用调价单人为调整

在已经造成成本异常时,可以通过人为调整库存成本来进行修正。

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